Ablauf im Vorstellungsgespräch: 6 Phasen, Dauer und Tipps

In diesem Leitfaden liest du, was in den einzelnen Phasen eines Vorstellungsgesprächs häufig passiert, worauf Interviewende typischerweise achten und welche Fehler deine Chancen mindern können. Hinweis: Die Beispiele sind fiktiv und dienen der Veranschaulichung.

Die 6 Phasen im Überblick

Ein klassisches Erstgespräch dauert häufig etwa 45–60 Minuten. In dieser Zeit durchlauft ihr meist sechs Phasen – je nach Unternehmen, Rolle und Gesprächsformat mit unterschiedlicher Gewichtung. Dauer, Reihenfolge und Tiefe können variieren.

Phase 1: Begrüßung und Smalltalk (5-10 Minuten)

Der erste Eindruck kann schon vor dem Besprechungsraum entstehen – zum Beispiel am Empfang oder auf dem Weg ins Büro. Kurze Kontakte im Gebäude sind meist informell, können aber trotzdem zu einem Gesamteindruck beitragen. Daher: freundlich, aufmerksam und professionell bleiben.

Was passiert

• Abholung am Empfang oder Besprechungsraum

• Vorstellung aller Gesprächsteilnehmer (Namen merken!)

• Getränkeangebot (Wasser ist oft eine gute Wahl)

• Lockerer Einstieg: Anreise, Wetter, Orientierung im Gebäude

Was Personaler beobachten

In dieser Phase achten Interviewende häufig auf „weiche“ Signale: freundliche Begrüßung, Blickkontakt, Gesprächsfluss und einen ruhigen, respektvollen Umgang. Je nach Unternehmenskultur kann das unterschiedlich gewichtet werden, es kann aber den Gesamteindruck mitprägen.

So machst du es richtig

• Begrüßung: Wenn ein Händedruck üblich ist: kurz, angenehm fest und mit Blickkontakt. Ansonsten passt ein freundliches Lächeln und eine klare Vorstellung genauso.

• Namen wiederholen: "Freut mich, Herr Wagner" – hilft beim Merken und wirkt aufmerksam.

• Getränk annehmen: Ein Glas Wasser kann helfen, ruhig zu bleiben. Wenn du ablehnst, begründe es kurz und freundlich.

• Smalltalk aktiv führen: Nicht nur antworten, auch Gegenfragen stellen.

Diese Fehler vermeiden

• ❌ Sofort aufs Handy schauen, wenn du warten musst

• ❌ Getränk ablehnen ("Ich möchte keine Umstände machen")

• ❌ Über die schwierige Anreise jammern

• ❌ Namen der Gesprächspartner vergessen

• ❌ Jacke/Mantel nicht ablegen, obwohl ein Platz angeboten wird